8 consejos para reducir costes en tiempos de crisis

Una de las claves más importantes que tenemos en las empresas es no dejar que una crisis se atasque. Esto hace que sea con el tiempo mucho más difícil, complicado resolverlo y las medidas más radicales.

Como cualquier actuación de este tipo, supone que vamos a tener que hacer cambios. Los cambios van a tener que ser comunicados especialmente a nuestra fuerza laboral. También y en función de la situación será conveniente comunicarlos externamente.

Y antes de todo ello, vamos a tener que hablar con nuestro equipo clave para esta transformación y cambio que precisamos realizar para devolver a nuestra compañía a la senda del crecimiento y la rentabilidad. Estos son nuestros aliados. La coalición que nos ayudará a conseguir los objetivos.

Dentro de todas las acciones que vamos a realizar, será muy conveniente establecer algunas de ellas que sean fáciles y rápidas de conseguir para que los planes que expliquemos internamente adquieran credibilidad, y que se observe que son alcanzables. Siempre con el ánimo de mantener el máximo grado de motivación en nuestros empleados, a pesar de que las acciones puedan ser duras.

A continuación, veremos de una forma somera qué tipo de acciones podemos implementar para resolver una situación de crisis en nuestra empresa.

Analiza tus gastos

Realiza una revisión exhaustiva de tus gastos y determina cuáles son esenciales y cuáles no lo son. Considera la posibilidad de eliminar o reducir los gastos no esenciales.

Negocia con tus proveedores

Contacta a tus proveedores y negocia precios más bajos o plazos de pago más largos. Si tienes varios proveedores, compara precios y términos para obtener la mejor oferta.

Optimiza tu inventario

Analiza tu inventario y reduce los productos que no se están vendiendo bien. También considera la posibilidad de reducir los niveles de inventario para liberar capital.

Revisa tus contratos y suscripciones

Analiza tus contratos y suscripciones y cancela los que no sean esenciales o que no se estén utilizando. También considera la posibilidad de renegociar los términos de los contratos.

Utiliza la tecnología

Utiliza herramientas y aplicaciones tecnológicas que te permitan automatizar procesos y reducir los costes de personal. También considera la posibilidad de implementar soluciones de teletrabajo para reducir los costes de oficina.

Analiza los componentes de tus productos

Si eres una empresa industrial, busca alternativas de materias primas y componentes que cumplan con las especificaciones requeridas por el cliente pero que tengan unos costes menores.

Gestiona los cobros

Gestiona los cobros de forma más eficiente exigiendo a los clientes el cumplimiento de los plazos y en aquellos casos que sea posible, reduce los periodos de cobro.

Revisa los precios

Revisa los precios y márgenes de tus productos para asegurarte de que tienes beneficios y márgenes de contribución positivos. Si no es así, habrá que tomar decisiones.

Cuando pongas en marcha todas estas acciones con total seguridad habrás alcanzado no solo los objetivos definidos, sino que habrás devuelto a la senda adecuada a tu compañía.

Cambiando la manera de diseñar procesos

Actualmente las tecnologías, la transformación digital, la industria 4.0 y las nuevas aplicaciones para abordar cambios en procesos, están haciendo que las empresas, o bien estén aumentando su competitividad o la mantengan. Pero una cosa que no ha cambiado, es la necesidad de implementar mejora continua en nuestras organizaciones. Esta ayudará a gestionar el cambio como parte de la vida empresarial.

La Gestión del Cambio en las empresas requiere de educación continua a nuestros directivos corporativos, directivos, mandos intermedios y a la organización en su conjunto. Es muy importante considerar algunas cuestiones básicas para conseguir que un cambio de procesos sea exitoso. Subestimar esas cuestiones puede conducir a la empresa a fracasar en el cambio.

Una vez se define lo que queremos cambiar y el alcance de la acción de cambio, el primer aspecto a considerar es el calendario que queremos tener para el diseño del proceso. Este debería estar bien definido, no demasiado lento pero tampoco demasiado rápido. Al mismo tiempo deberemos enfocar el cambio en aquello que pueda crear y mejorar la propuesta de valor a nuestros clientes.

Más tarde comunicaremos los cambios que estamos implementando al conjunto de la organización. Deberemos considerar a la organización al completo. El factor crítico más frecuentemente ignorado es la necesidad de transmitir un mensaje claro a toda la audiencia – las personas deben involucrarse con el proyecto, ya que dependerá de sus acciones el resultado y éxito del mismo.

La estrategia de la compañía debe considerar y tener integrada con toda claridad la totalidad de los empleados de la empresa, se debe conocer la importancia de los procesos y los niveles de desempeño esperados para  poder entender perfectamente los cambios y el sentido que tienen. Todo ello contribuirá en apoyar las acciones de cambio que las organizaciones requieren implementar.

Podemos construir una hoja de ruta sencilla que nos ayude a implementar los cambios y rediseñar los procesos:

a). El Propietario del proceso será aquel que se encargue de motivar el cambio. El será el responsable de comunicar a la organización el sentido y las razones para implementar tales cambios y también de impulsar el coraje y la determinación necesaria para conseguir el cambio con éxito.

b). Seleccionaremos el Líder de Proyecto adecuado para re-diseñar un proceso y definir el equipo. El equipo deberá poder no solo conducir los cambios sino también poder trabajar todos juntos de una manera cohesionada y efectiva.

c). Asignar los recursos adecuados, instalaciones y tecnológicos para dirigir el proyecto efectivamente.

d). El primer objetivo será eliminar actividades sin o con poco valor añadido que generen costes extra, errores y atrasos.

Antes de comenzar cualquier cambio rediseñando procesos, debemos revisar que somos capaces y estamos preparados para enfrentarnos a un proceso de transformación. Deberíamos revisar aspectos tales como el liderazgo, la cultura, experiencia y habilidades del equipo directivo.

Frecuentemente utilizamos una gran cantidad de tiempo ajustando cosas que no han ido bien, en vez de realizar las tareas y procesos que son parte del trabajo diario. Eso es por lo que muchas organizaciones tienen que realizar un cambio más radical de una manera organizada.

También es necesario definir los indicadores clave que deberán cumplir con unos requisitos:

1.- Alineados con toda la organización

2.- Coherentes con las medidas aplicadas dentro de una estructura jerárquica

3.- Utilizados para impulsar la mejora

Por último, los procesos nuevos o aquellos que se hayan modificado, deberán ser aprobados y finalmente implementados adecuadamente. Consolidar y mantenerlos en el tiempo garantizará los resultados y éxito de los procesos.